Dans toute entreprise, la caisse enregistreuse est un élément clé pour maintenir des finances correctes. Mais il ne suffit pas de l’ouvrir et de la fermer chaque fois que vous recevez un paiement. Son utilisation va au-delà. Voici quelques règles générales pour l’utilisation de cette machine. Il s’agit de procédures applicables à toute caisse enregistreuse et qui, selon les experts, ont passé ce que l’on appelle « l’épreuve du temps ».
Qu’est-ce qu’une caisse enregistreuse ?
Les caisses enregistreuses sur https://www.jalia.fr/sont des pièces très importantes dans les magasins. Elles permettent d’améliorer la comptabilité et de garantir un meilleur contrôle du chiffre d’affaires de l’entreprise.
Il s’agit d’un appareil mécanique ou électronique qui permet de calculer et d’enregistrer les transactions commerciales. Il comprend un tiroir pour stocker l’argent. En général, il peut également imprimer un reçu ou une facture pour le client.
La plupart des caisses enregistreuses se composent d’une sorte de clavier qui sert à numériser les quantités et les prix, d’un tiroir où l’argent est stocké, ainsi que d’un mécanisme intégré ou indépendant d’impression de reçus (tickets).
Gardez le tiroir-caisse bien rangé
Disposez votre tiroir-caisse de manière à ce que tous les billets soient orientés vers le haut et dans la même direction. Triez-les par montant. Et faites de même avec les pièces de monnaie.
Toujours avoir assez de monnaie
Assurez-vous le matin que vous avez assez de billets et de pièces dans votre tiroir-caisse pour rendre la monnaie. Ce qui vous permettra d’éviter les retards inutiles qui ennuient les clients. Si vous avez besoin de monnaie, assurez-vous de suivre la procédure du magasin pour obtenir de la monnaie supplémentaire.
Enregistrer les ventes avec soin et précision
Veillez à enregistrer exactement toutes les informations que votre entreprise doit recueillir, et pas seulement le montant de la vente. On peut vous demander d’enregistrer des éléments tels que le numéro d’un vendeur, un numéro de département, des codes de produits, des prix, des taxes et un montant étendu. Ce dernier est le montant reçu du client.
Si vous commettez une erreur en enregistrant une vente, veillez à la corriger immédiatement. Suivez les procédures de l’entrepôt pour enregistrer la correction.
Ne pas regrouper les ventes
De nombreuses entreprises exigent que chaque vente soit enregistrée séparément. Si vous enregistrez ensemble les ventes de différents clients, les enregistrements dans l’entrepôt deviennent inexacts. Ces enregistrements montrent qu’un seul client a été servi au lieu de plusieurs. Les ventes groupées peuvent également avoir un impact négatif.
Soyez prudent dans la manipulation des reçus
Le reçu de vente est très important, car il constitue un enregistrement officiel de la vente. Il fournit au client une preuve d’achat au cas où les marchandises doivent être retournées ou échangées. Ce document protège également l’entreprise de l’obligation d’accepter des retours d’articles achetés ailleurs. Il permet aussi aux clients créditeurs d’avoir une trace précise de ce qu’ils ont acheté à votre entreprise lorsqu’ils doivent payer des factures.
Suivez la procédure requise pour traiter le reçu
Certains magasins l’incluent avec la marchandise, d’autres l’attachent aux paquets et d’autres encore le remettent au client. Si un client ne s’attend pas à recevoir un reçu, enregistrez immédiatement la vente et respectez la politique du magasin en matière de reçus.
